Kinh nghiệm tổ chức sự kiện meetup cho người mới

Giới thiệu

Gần đây mình có tổ chức sự kiện meetup đầu tiên cho cộng đồng NoCode Việt Nam.

Bài viết recap về sự kiện đó ở đây

NoCode Việt Nam Recap NoCode Việt Nam Meetup #1 - Hồ Chí MinhGiới thiệu Đây là bài viết tóm tắt lại sự kiện Meetup #1 tại Hồ Chí Minh của NoCode Việt Nam. Open speech - Điểm bùng phát của nocode - Khoa Nguyen…Read more2 years ago · Khoa Nguyen

Bản thân mình không phải chuyên tổ chức sự kiện. Nên bài viết này sẽ chia sẻ lại những kinh nghiệm có thể rất cơ bản.

Mời speaker tham gia

Mình đã vạch ra các chủ đề gợi ý phù hợp cho speaker. Sau đó mình nhắn tin riêng cho từng người.

Việc này sẽ tiết kiệm thời gian rất nhiều. Đỡ phải trao đổi qua lại. Mình cũng biết được thế mạnh của từng speaker và khiến nội dung của bữa meetup đa dạng nhất: từ cơ bản đến nâng cao.

Tuy nhiên bạn vẫn nên để speaker tự do đổi topic nếu họ muốn.

Kết quả chỉ có 1 speaker đã đổi chủ đề so với chủ đề mình muốn.

Mua vé để validate users

Mình xem 1 người tham dự giống như 1 user khi làm app luôn.

Chắc gì bạn tổ chức sự kiện mà có người đi đúng không?

Và tổ chức sự kiện nó giống như làm 1 mini app về marketplace vậy.

Một bên là speakers, một bên là người tham dự.

Người tham dự sẽ không tham gia sự kiện nếu không có speakers chất lượng và ngược lại. Speakers cũng không muốn tới 1 sự kiện không có ai.

Nên mình nghĩ các tốt nhất là bán vé để validate xem có ai thực sự muốn đi hay không.

Mức giá cũng chỉ 99k - ngang với một vé xem phim.

Vì mình cũng là founder của NoCode Việt Nam nên có sẵn các mối quan hệ với speakers. Đây cũng là cơ hội để các speakers đến giao lưu và giới thiệu bản thân và công ty của họ.

Nói chung là win-win đó.

Tinh thần lean startup - tinh gọn

Mình muốn làm lean nhất có thể, nếu không ai quan tâm thì thôi không tổ chức luôn.

Nên không cần landing page. Không cần cổng thanh toán, vv

Mình chỉ đăng 1 post kèm cách mua là … chuyển khoản thẳng sang Momo

Thêm một tý tâm lý FOMO là chỉ giới hạn 20 người.

Sau đó mình đang bài trên website nocodevietnam.com với khoảng 130 subscribers lúc đó.

Kết quả là sold out vé trong 1 ngày. Những ngày sau có thêm khoảng 15 bạn muốn mua nhưng đã hết slot.

Mình nhận thấy là

Có một số bạn bị lỡ thông báo bán vé => nên có cách tốt hơn để thông báo tới mọi người nếu muốn có nhiều người tham gia
Một số bạn gần tới sự kiện mới mua

Vì lần đầu tổ chức nên mình cũng muốn event nhỏ nhỏ ấm áp thôi nên không kêu gọi tài trợ gì cả. Tiền vé là đã đủ tiền thuê địa điểm.

Đây cũng là cách để validate được idea.

Thuê địa điểm

Khi đủ số người tham dự thì mình thuê 1 phòng đủ chỗ cho người tham dự + với lượng speakers.

Nói chung mọi người nên thuê dư chỗ ngồi một xíu. Tại có speaker sẽ dẫn thêm bạn hoặc team member đi theo.

Ví dụ meetup 20 người thì thuê 25-30 ghế.

Số tiền còn lại mình mua ít phần quà và nước uống cho mọi người.

Chuẩn bị format chương trình

Tuỳ mục đích meetup của bạn là gì mà bạn thiết kế format cho phù hợp.

Mục đích của mình khi tổ chức event lần này là để mọi người (speaker và người tham gia):

Có cơ hội được thể hiện những thứ mình làm với no-code.
Thể hiện được cũng có nhiều người dùng no-code để làm kinh doanh kiếm tiền
Thể hiện nhiều người cũng đang phát triển sự nghiệp với no-code

Sau event, mình muốn mọi người có cảm nhận được là no-code đang thực sự rất phát triển.

Nên format là 3 phần chính

Mình nói khoảng 10p mở màn giới thiệu tổng quan
Các speaker trình bày (từ 15-30p) + Q&A với mọi người
Người tham dự chia sẻ về bản thân luôn

Mình cũng không muốn chiếm quá nhiều spotlight trong sự kiện.

Kết quả thì khá thành công. Các bạn tham dự đặt rất nhiều câu hỏi cho speakers và cũng giới thiệu bản thân đang dùng no-code như thế nào luôn rồi.

Mình chỉ tiếc 1 điều là không đủ thời gian, nên phần cuối N gười tham dự chia sẻ về bản thân chỉ được 4 bạn lên chia sẻ họ dùng no-code để làm gì.

Kinh nghiệm: Nên giảm speaker lại nếu muốn phần giao lưu nhiều hơn. Nhưng lỡ khán giả ít tương tác, không muốn giao lưu thì bạn sẽ dư giờ :D. Đây là điều bạn cần tính toán kỹ hoặc có phần backup (nghỉ giải lao 20p hoặc tổ chức mini game chẳng hạn)

Mà tại sao nên tổ chức các sự kiện offline như meetup?

Trước giờ mình luôn là đứa kiểu anti các sự kiện offline.

Nó tốn thời gian bởi vì bạn có thể học, gặp nhau online được mà.

Đó là lý do tại sao mình xây dựng cộng đồng gần 5000 thành viên rồi mới tổ chức sự kiện chỉ có 30 người.

Những lý do nên tổ chức sự kiện offline mà mình rút ra được sau sự kiện lần này:

Tập trung: Tất cả mọi người tập trung ba tiếng đồng hồ về 1 chủ đề duy nhất - nocode. Như kiểu deep work vậy.
Gặp gỡ trực tiếp mọi người: Các sự kiện offline cho phép mọi người gặp gỡ, kết nối và tương tác trực tiếp với nhau. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn so với các cuộc trò chuyện trực tuyến. Có những bạn mình đã nói chuyện trên mạng nhưng tới giờ mới gặp mặt được
Truyền cảm hứng và động lực: Tham dự các sự kiện có thể truyền cảm hứng và động lực cho mọi người. Nghe các diễn giả, chia sẻ kinh nghiệm và câu chuyện cá nhân có thể thúc đẩy sự đam mê và thay đổi suy nghĩ.
Networking: Các sự kiện offline là cơ hội tốt để gặp gỡ, kết nối với những người cùng chí hướng. Cuối meetup của mình, mọi người còn tranh thủ để lấy contact của nhau.

Tương tác sau sự kiện

Mình có viết bài recap sau sự kiện. Đăng hình và cảm ơn speakers và mọi người tham gia.

Đáng lẽ là có thêm phần gửi email hỏi mọi người về feedback để lần sau làm tốt hơn. Nhưng mấy hôm sau sự kiện phải di chuyển với mình có chuyện gia đình không mở lap ra làm được => nên chuẩn bị form feedback trước. Xong sự kiện là gửi luôn là đẹp hơn.